PC仕事術Vol.2 仕事の効率を上げるワザ100選

概 要

本シリーズは、パソコン操作の便利ワザを厳選した解説書です。仕事の効率アップが図れる100のワザをわかりやすく紹介します。前作PC仕事術vol.1に対して、本書vol.2のテーマは「ツールの活用」です。ワード、エクセル、ポワーポイントの3つのソフトを中心に、使用する場面によって「処理能力UP」「伝達能力UP」「作業効率UP」「管理能力UP」の4つの分類に分け、「いつ」「どんなとき」に使うのかがわかるよう使用場面の状況を詳しく記載しました。2冊あわせて、あなたの仕事のスキルアップにきっと役立ちます!

著者 ダイアローグ
価格 本体680円(税別)
ISBN 4-7980-0949-0
発売日 2004/12/01
判型 B5
色数 2色
ページ数 160
CD/DVD
対象読者 初級
シリーズ
表紙イメージ
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目次

Chapter 01 処理能力UP

「ココは読みづらいから表にしろ」の命令にも「はい喜んで!」

「どの費用が一番高いか」の問い合わせにドラッグ操作だけで応える

2人分の日報を同時スクロールして、優劣を即座に判断する

3つのプロジェクトで作成した書類を比較し、即座に不足分を確認する

パワーポイントのないマシンでもプレゼンさせてもらう

いつでも今日の日付が自動入力される文書フォーマットをつくっておく

お客を待たせず素早くコピーのデータをつくり、手渡せるようにする

各店舗の販売管理表から営業成績、統括管理など多角的な分析をする

加入申込書に記載された読めない漢字の名字を簡単に入力する

簡単な計算なら電卓は不要! 企画書の中だけで処理してしまう

社外秘の資料でも、その一部分だけを顧客用に素早く印刷する

書類ができたら即座に送信、スピーディな判断をうながす

書類チェックの時間がなくても、文書の概要だけはおさえておく

製品番号の入力だけで製品の詳細情報を呼び出す

絶対間違ってはいけないデータは読み上げて校正する

前後のスライドにサクサク移動し、軽やかなプレゼンをする

長期の返済試算表は、各年度の金額を読み違えないよう配慮する

提出直前の書類に変換ミスが見つかっても入力し直さず修正

デスクに戻りすぐ外出──それでもプリントを間に合わせる

プレゼン用スライドの全ページに統一マークを一発で入れる

プレゼン用に集めた資料は手間を掛けずに瞬間的に整理する

文書に使われている言葉がわからなくても瞬時に調べる

文字数指定の社内報の原稿をラクラク作成する

売上の推移と利益の推移を1つのグラフで分析する

臨機応変に不要なスライドを割愛してプレゼンする

Chapter 02 伝達能力UP

「売上」「来客数」「客単価」……金額が何を示すか一目で確認させる

回答用シートに、記入上の注意を示すWebページへのリンクを付ける

企画書で強調した文字すべてをさらに強調する

企画書にオリジナルのロゴをつけ、独自性を強調する

行間を詰め引き締めた文書で熱意を伝える

金額の桁数をきちんと揃え、しっかりした印象のスライドをつくる

写真の位置をきちんと揃え、しっかりした印象のスライドをつくる

モノクロのプリンタでも見栄えのいいプレゼン資料をつくる

シンプルで訴求力のある企画書をつくる

新聞や雑誌のような見栄えの報告書でポイントを稼ぐ

スライドに手書きの注釈を入れながら発表する

全体にも細部にも、こだわり抜いた企画書を手軽につくる

場所や日時を知らせる通知文書は手間を掛けずにきれいにつくる

場所や日時を知らせる通知文書の必要部分だけを手早く流用する

パソコン操作を教えるためのマニュアル文書を作成する

ひと手間加えたクールな作図で、企画のオリジナリティを強調する

複雑な内容を図解して一目で理解される企画書をつくる

フレンドリーな雰囲気の文書でクライアントを和ませる

報告書は「だ・である」体に統一して重厚感を出す

ホンの少しの気づかいで読みやすいプレゼン資料に仕上げる

見た瞬間、キメ言葉が注目される企画書をつくる

見栄えのいい文書を簡単につくれるようにしておく

読みやすくデザインセンスもよいスライドで説得力を高める

利益確保のための限界の金額を別試算で頭に入れて交渉に臨む

悪いところはハッキリ示し、完成度の高い企画書に練り上げる

Chapter 03 作業効率UP

100件以上ある製品リストでも、A4用紙1枚にすばやく印刷する

5つの店舗の売上管理表を5分の1の労力でつくる

明日のために、作業開始位置の目印と自分への励ましを付けておく

案内状は1枚にスッキリまとめる

英単語だらけのチェックリストも日本語入力でスイスイつくる

同じ内容の書面でも「各位」でなく、個別の宛て名で印刷する

株式か有限か? 前か後か? 顧客名の入力に迷いをなくす

関係書類が複数ファイルでも、印刷操作は一度で済ます

キメになる図解はまとめて使い回せるように準備しておく

協賛企業の一覧をクレームの出ない並び順にする

今日も、昨日の続きと同じ作業状態のデスクトップを開く

この書類と修正された書類のどこが違っているのか即座に確かめる

在庫データの入力作業を迅速に終わらせる

作業終了後すぐ帰宅できるようワンクリックでパソコンを終了する

瞬時に表示を切り替えてスマートな文書をサクッとつくる

全社員に知らせる「健康診断のお知らせ」を5分で作成する

その日のスタッフ数を常に確認しながら勤務表をつくる

提案書にページ番号を入れスムーズなプレゼンを準備する

提案書の右肩余白にタイトルを入れ統一感をアップする

日本語で書いた文書をワンクリックで英語に翻訳する

一目で作業に取り掛かれる環境を準備しておく

備品購入のための稟議書を簡単な商品情報付きで素早く作成する

まとめ方がわからない新規事業の企画書を簡単に練り上げる

余分なデータがたくさんあっても、提出分はキレイに印刷する

乱雑に開いた書類を一瞬で整理して、頭を冷やす

どこでも同じ環境でPCが使えるようにする

Chapter 04 管理能力UP

予算内ですべての経費が収まるように、発注価格を算定する

予算を超えた時点で警告が表示される表をつくる

6ページの企画書をA4用紙1枚で保存しておく

アンケート回答用シートで不適切なデータを入力できないようにする

アンケート結果を即座にレーダーチャートにして分析する

イベント会場の報告は臨場感の伝わるフォトアルバムでする

売上不振の販売店は一目で把握できるようにする

同じ帳簿内の別店舗のシートを同時に表示して見比べてながら分析する

四半期の営業成績を優・良・可・不可で示し、競争意識を高める

自分の席を離れる前に、画面を瞬時にスクリーンセーバーにする

今日入荷する製品が何個あるか瞬時に数える

出席者名簿の並び順を間違えてもワンクリックで選択→修正

整理整頓は仕事の基本、デスクトップには何も置かない

詳細と全体を一度に分析できる売上管理表をつくる

残業を少しでも減らせるように、終業30前に自分への警告を表示

単位が一目でわかる表を作成し、無駄な議論を未然に防ぐ

指定地区の登録会員をクリック操作で抽出する

日付の指定だけで色分けされるスケジュール表をつくる

プレゼンの直前の寸暇をぬって全体構成をもう一度見直す

プレゼンの配付資料にはメモ欄を付けてポイントを書き取らせる

機密文書は手間を掛けずにササッと専用フォルダへ移動する

別作業への切り替えを瞬時に行なえるようにしておく

ペンディングのまま2年経過した懸案の照会にも即答する

横長の製品リストでも簡単に閲覧できるようにする

本番に備えてプレゼンの練習をする

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