たった1フレーズの工夫が相手の心をつかむ! ビジネスメール 言いかた辞典

概 要

たった1フレーズの工夫で相手に好印象を与え、商談を成功させるビジネスメールの書き方辞典です。メールは便利ですが、書いた人の知識や教養、コミュニケーション能力をはっきり見せつけてしまう油断のできないツールです。自分はちゃんとした挨拶を書いたつもりでも、相手の立場によっては丁寧すぎて嫌味とみられたり、単純に無礼ととられてしまうこともあります。本書は、相手の心をつかみ、必ず好感を持たれるビジネスメールの15の鉄則など、豊富な文面サンプルを示しながら、どこがダメで、どのよう工夫すれば相手の心をつかめるのかを解説しています。あなたも、たった1フレーズの工夫で見違えるほど洗練され、上司にほめられるメールが書けるようになります!

著者 大嶋利佳
価格 本体1300円(税別)
ISBN 978-4-7980-3988-6
発売日 2013/11/26
判型 四六
色数 2色
ページ数 208
CD/DVD
対象読者 入門
シリーズ
表紙イメージ
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目次

Chapter1 相手の心をつかみ必ず好感を持たれるビジネスメール 15の鉄則

ビジネスメールの「鉄則」って?

【心構え】の鉄則

~鉄則その1 ビジネス文書としての品格を備えること

~鉄則その2 用事とともに、心も伝えること

~鉄則その3 メールだけで済まそうと思わないこと

【メール形式】の鉄則

~鉄則その4 件名は簡潔さと具体性を備えること

~鉄則その5 宛名は略さず常識と敬意を示すこと

~鉄則その6 署名は信頼性を伝えるものであること

~鉄則その7 内容は1メール1件を原則とすること

【メール文章】の鉄則

~鉄則その8 長文のメールは避けること

~鉄則その9 段落をつけて読みやすくすること

~鉄則その10 要点を明確に伝えること

~鉄則その11 ワンセンテンスが3行を越えたら分けること

~鉄則その12 敬語の間違いはあってはならないこと

【メール機能】の鉄則

~鉄則その13 受信と返信を確実かつ丁寧に行うこと

~鉄則その14 cc、Bccを適切に活用すること

~鉄則その15 安易な転送、引用は避けること

Chapter2 「心をつかむ」フレーズ集

1通のメールでも大きな差がつく

残念なメールとは

ステップアップして心をつかもう

<挨拶>「お世話になります。/なっております。」

日頃の挨拶や、付き合いを始める際の表現

・基本フレーズとバリエーション

・感謝の言葉を加えて

・特定の人や件に関して

・決まり文句の言い換えフレーズ

ステップアップ! 事例編

~Case1 それほど親しくない相手に用件を伝える

~Case2 取引先に工場見学をさせてもらう

~Case3 初めての相手と面談する

~Case4 自分の部下が取引先の担当者と面談する

<意見>「 ~と思います。」

自分の意見や考えを述べる表現

・基本フレーズとバリエーション

・より丁寧に

・自分の意見をはっきりと伝えたい場合

・予想を伝えたい場合

・決まり文句の言い換えフレーズ

ステップアップ! 事例編

~Case1 上司に別メーカーの製品を提案する

~Case2 顧客に「AとBのどちらがいい?」と聞かれた

~Case3 上司に自分の意見を述べる

~Case4 仕入について上司の了承を得る

<依頼>「よろしくお願いします。」

今後の付き合いや用件を依頼する際の表現

・基本フレーズとバリエーション

・より丁寧に

・相手に手配や手間をかける依頼の場合

・ビジネス上の取引や交際を願う場合

・ビジネス上の紹介を依頼する場合

・業務上の指導や助言を依頼する場合

・決まり文句の言い換えフレーズ

ステップアップ! 事例編

~Case1 新しい取引先に自己紹介メールを送る

~Case2 こちらからのメールに対する返信が欲しい

~Case3 他社の人間に雑用をお願いする

~Case4 取引先に人の紹介を依頼する

~Case5 お知らせメールにお願い事を盛り込む

<祝い>「おめでとうございます。」

誕生日や合格、受賞等を祝う表現

・基本フレーズとバリエーション

・より丁寧に

・相手の気持ちを想像して

・自分の気持ちを表して

・決まり文句の言い換えフレーズ

ステップアップ! 事例編

~Case1 先輩へお祝いのメールを送る

~Case2 取引先にお祝いの言葉を添えたメールを送る

~Case3 取引先の新社長の父親に、お祝いの言葉を伝える

~Case4 取引先の新人社員にお祝いのメールを送る

<感謝>「ありがとうございます。」

感謝の気持ちを伝える表現

・基本フレーズとバリエーション

・より丁寧に

・繰り返し感謝したい場合

・他の人からの伝言を受けて

・決まり文句の言い換えフレーズ

ステップアップ! 事例編

~Case1 業務上の用件と一緒に、お礼の言葉も伝える

~Case2 お歳暮に対して、まずは受け取りの連絡とお礼を

~Case3 人を紹介してもらったことに対してお礼をする

~Case4 お見舞いに対してお礼をする

~Case5 社長からも「よろしくお礼を伝えてくれ」と指示された

<気遣い>「お身体を大切に。」

病後の人や体調の悪い人、忙しい人をいたわる表現

・基本フレーズとバリエーション

・過労などを注意して

・文語的に

・決まり文句の言い換えフレーズ

ステップアップ! 事例編

~Case1 病気から職場復帰したばかりの担当者にメールを送る

~Case2 出張、残業続きの上司にメールを送る

~Case3 御世話になっている取引先の年長者にメールを送る

~Case4 入院した取引先の担当者にメールを送る

<苦情>「困ります。」

苦情、迷惑を伝える表現

・基本フレーズとバリエーション

・より丁寧に

・婉曲に表現したい場合

・直接的に表現したい場合

・決まり文句の言い換えフレーズ

ステップアップ! 事例編

~Case1 他社の担当者にさりげなく注意する

~Case2 「発注する側」に対して苦情を言う

~Case3 他社の担当者の態度が悪いので抗議する

~Case4 取引先に対して強硬に抗議する

~Case5 同じ相手に、更に厳しく苦情を言う

<検討依頼>「ご検討ください。」

提案の検討を求める際の表現

・基本フレーズとバリエーション

・より丁寧に

・もう一度検討してほしいとき

・ぜひ採用してほしいとき

・決まり文句の言い換えフレーズ

ステップアップ! 事例編

~Case1 担当の上司に企画を提出する

~Case2 これまで取引のない会社に、商品プランを売り込む

~Case3 顧客に対して企画の再提案を行う

~Case4 上司に対して企画の再提案を行う

<断り>「お断りします。」

相手の依頼や誘いを断る際の表現

・基本フレーズとバリエーション

・より丁寧に

・婉曲に表現したい場合

・決まり文句の言い換えフレーズ

ステップアップ! 事例編

~Case1 寄付の申し出に対して、角が立たないように断る

~Case2 値引き要求を丁寧に断る

~Case3 申し出に対して、忙しいことを理由に断る

~Case4 上司からの申し出を断る

<指示>「 ~してください。」

相手に指示、依頼をする際の表現

・基本フレーズとバリエーション

・より丁寧に

・上司からの指示を他の人に伝えて

・決まり文句の言い換えフレーズ

ステップアップ! 事例編

~Case1 メンバーに対して役割分担を指示する

~Case2 こちらの計画にあわせて行動してもらう

~Case3 自社工場見学における集合時間や注意事項を指示する

~Case4 上司からの指示伝言を全員に伝える

<謝罪>「申し訳ありません。」

謝罪の気持ちを伝える表現

・基本フレーズとバリエーション

・より丁寧に

・繰り返しお詫びしたい場合

・失礼があった場合

・決まり文句の言い換えフレーズ

ステップアップ! 事例編

~Case1 謝罪後、最初のメールでの切り出しは?

~Case2 顧客からの苦情メールに返信する

~Case3 謝罪のうえ、調査してからの掛け直しを申し出る

~Case4 謝罪のうえ、直接お伺いしたい旨を伝える

<受諾>「お引き受けします。」

相手の依頼や打診を引き受ける際の表現

・基本フレーズとバリエーション

・より丁寧に

・より積極的に

・決まり文句の言い換えフレーズ

ステップアップ! 事例編

~Case1 懇親会の幹事を引き受ける

~Case2 荷が重い役目を引き受ける

~Case3 顧客からの業務依頼に対して、やる気をアピールする

~Case4 スピーチの依頼を引き受ける

<相談>「相談があります。」

助言やアドバイスを求める際の表現

・基本フレーズとバリエーション

・より丁寧に

・より相手を立てて

・決まり文句の言い換えフレーズ

ステップアップ! 事例編

~Case1 上司に今後の進め方を相談する

~Case2 自分の仕事上の悩みについてアドバイスがほしい

~Case3 人を紹介してほしいと、知人に相談する

~Case4 値下げについて相談する

~Case5 取引先の人に相談する

<調整>「都合はどうですか?」

相手と日程をすり合わせる際の表現

・基本フレーズとバリエーション

・より丁寧に

・いつでもいい、と言いたい場合

・自分の都合から伝える場合

・決まり文句の言い換えフレーズ

ステップアップ! 事例編

~Case1 部署内ミーティングを行う日程を決める

~Case2 取引先との打ち合わせ日程を決める

~Case3 接待の日程を決める

~Case4 新商品紹介のための訪問日時を決める

~Case5 多忙な中で打ち合わせ日程を決める

<問い合わせ>「教えてください。」

相手に回答や助言、調査の連絡を求める際の表現

・基本フレーズとバリエーション

・より丁寧に

・ビジネスライクに返答を求める場合

・決まり文句の言い換えフレーズ

ステップアップ! 事例編

~Case1 取引先への対処について、上司に教えてもらう

~Case2 顧客に、製品についての評価を尋ねる

~Case3 業界団体で付き合いのある会社に教えを請う

~Case4 販売店に在庫や発送時期について問い合わせる

~Case5 請求書が届いているかどうか確認する

<ねぎらい>「お疲れ様です。」

仕事の相手をねぎらう際の表現

・基本フレーズとバリエーション

・相手の苦労をねぎらって

・外部、目上の人に対して

・決まり文句の言い換えフレーズ

ステップアップ! 事例編

~Case1 親しい付き合いのある取引先の部長にメールを送る

~Case2 取引先からの業務連絡に返信する

~Case3 メンバーをねぎらうメールを送る

~Case4 担当からの報告書に対して返信する

~Case5 仕事を手伝ってもらったことに対してお礼する

<反省>「反省しております。」

反省、後悔の気持ちを伝える表現

・基本フレーズとバリエーション

・より丁寧に

・同じことはしないとの決意を述べる

・後悔の気持ちを伝える

・決まり文句の言い換えフレーズ

ステップアップ! 事例編

~Case1 上司に対して反省の気持ちを伝える

~Case2 顧客に対して反省とお願いのメールを送る

~Case3 上司として顧客に謝罪のメールを送る

~Case4 商品の不備について謝罪のメールを送る

<返信>「お返事します。」

問い合わせ等に返信する際の表現

・基本フレーズとバリエーション

・現時点での返答をする場合

・代理で返答をする場合

・返答に時間を要する場合

・決まり文句の言い換えフレーズ

ステップアップ! 事例編

~Case1 上司からの問い合せに返信する

~Case2 新規顧客からの問い合わせに返信する

~Case3 担当不在のため、代理で返信する

~Case4 顧客に対して、上司の代わりに返信する

~Case5 緊急の問い合わせだが、すぐには回答できない

<返信依頼>「お返事ください。」

メールに返信を求める際の表現

・基本フレーズとバリエーション

・より丁寧に

・よりへりくだって

・急ぎの返信を求める場合

・決まり文句の言い換えフレーズ

ステップアップ! 事例編

~Case1 取引先に問い合わせし、返信を求める

~Case2 初めてメールする相手に返信を求める

~Case3 目上の人に依頼をし、早く返信が欲しい

~Case4 メールではなく電話をかけてきて欲しい

<変更>「変更します。」

先に発信した情報を変更訂正する際の表現

・基本フレーズとバリエーション

・より丁寧に

・謝罪を含めて

・依頼を含めて

・あらかじめ断って

・決まり文句の言い換えフレーズ

ステップアップ! 事例編

~Case1 会議場所の変更を伝える

~Case2 定例会議について案内する

~Case3 イベントの日程変更を知らせる

~Case4 プランの変更について知らせる

~Case5 屋外イベント実施について案内する

<報告>「報告します。」

出来事や進行状況を伝える際のフレーズ

・基本フレーズとバリエーション

・より丁寧に

・中間報告の場合

・報告事項がない場合

・決まり文句の言い換えフレーズ

ステップアップ! 事例編

~Case1 研修会について上司に報告する

~Case2 顧客に進行状況を報告する

~Case3 トラブルについて上司に報告する

~Case4 出張先から上司に中間報告を送る

~Case5 上司から中間報告を求められた

<見舞い>「お見舞い申し上げます。」

病気や災害にあった人を見舞う際の表現

・基本フレーズとバリエーション

・心配していることを伝えて

・相手の様子を尋ねて

・他の人の心配を伝えて

・決まり文句の言い換えフレーズ

ステップアップ! 事例編

~Case1 入院した人に、まずはメールでお見舞いする

~Case2 災害にあい様子が分からない相手に、とりあえずメールする

~Case3 先方の担当者に、自社の社長からお見舞いを送ることを伝える

~Case4 仕事のメールの最後で、お見舞いの気持ちを伝える

<理由説明>「 ~ためです。」

理由や原因について説明する表現

・基本フレーズとバリエーション

・必然的にその結果になった、と強調したい場合

・理由を整理して述べる場合

・決まり文句の言い換えフレーズ

ステップアップ! 事例編

~Case1 上司にクレームの理由を説明する

~Case2 大型台風による業務終了の報告

~Case3 商品の値上げについてお知らせする

~Case4 予定していた業務の一部を中止する

~Case5 ある機材の購入を提案する

<了承>「分かりました。」

相手の指示、要望、説明を受け入れる際の表現

・基本フレーズとバリエーション

・より丁寧に

・先方に都合を尋ねられて

・先方に質問の有無を尋ねられて

・決まり文句の言い換えフレーズ

ステップアップ! 事例編

~Case1 引き受けられる旨を上司に伝える

~Case2 要望に対応できる旨を顧客に伝える(1)

~Case3 日程変更の申し出を受け入れる

~Case4 質問は特に無い、という旨を伝える

~Case5 要望に対応できる旨を顧客に伝える(2)

<連絡>「連絡します。」

連絡する旨を伝える表現

・基本フレーズとバリエーション

・より丁寧に

・念のため伝える場合

・前回の連絡を訂正して伝える場合

・現時点で分かっていることだけ伝える場合

・決まり文句の言い換えフレーズ

ステップアップ! 事例編

~Case1 イベントの実施内容を各社の担当者に知らせる

~Case2 イベントの集合場所や時間について知らせる

~Case3 社内会議の実施場所が変わったことを知らせる

~Case4 現時点での情報を伝え、待機するよう連絡する

Chapter3 正しい日本語を文章に用いる際のキホン

敬語の基本的な分類は?

尊敬語の作り方は?

謙譲語の作り方は?

尊敬語と謙譲語について

前置きフレーズのいろいろ

話し言葉と書き言葉

正しい日本語とおかしな日本語

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