社会人1年目からのエクセル

概 要

社会人1年目のうちは、仕事のマナーやエクセルの使い方も、わからないことばかりで怒られることもしばしばです。大事なことは同じミスを繰り返さないことですが、上司の怒る理由がわからなければ対策をたてられません。本書は、「見積書の小数点表示がおかしい」「請求書にマイナス表示が入ってない」など、エクセルでよくあるミスと、それぞれの対策手順を操作画面を示しながら、かわいいイラストでわかりやすく解説しています。

著者 Stusioノマド、秀和システム編集部
価格 本体1280円(税別)
ISBN 978-4-7980-4157-5
発売日 2014/8/1
判型 B5変
色数 4色
ページ数 176
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目次

Prologue 怒られるにはワケがあります

Chapter 1 上司・先輩に怒られるにはワケがある

リスト作成の『基本』と『ルール』を覚えましょう

SECTION 01 顧客リストの氏名欄にふりがながないので読み方がわからないぞ!

そもそもふりがなが使えるなんて誰も教えてくれなかった

ふりがなの表示/非表示機能は意外と重宝するから覚えておいたほうがいいわよ

SECTION 02 このリストには重複しているデータがたくさんあるぞ!

えっ?この膨大なデータを最初からチェックし直すのって時間がかかりそう

たくさんのデータをひとつひとつ確認するのは時間の無駄です

SECTION 03 日付欄が、全く違う数字なっているぞ

ホントだ!日付が見たこともない数字の羅列になってる

日付を入れる場所の表示形式の設定を間違えているからよ

SECTION 04 コラッ!この表はB5に印刷しろと言ったろ!

用紙の設定ってどこでやるのかわからないです

用紙サイズは簡単に変更できることを覚えておいてね

SECTION 05 印刷を指示したのは全支店のデータだが、仙台支店しか印刷されてないぞ

あれ?画面では仙台支店のデータしかないけど、他の支店のデータはどこ??

Excelは複数のシートというもので構成されている場合があるのよ

SECTION 06 取引先リストの電話番号の頭の0が全部消えているぞ!

ホントだ!どうして消えてしまったのか、その原因がわからない

電話番号が計算で使う「数値」として認識されているからよ

SECTION 07 枠からはみ出している箇所があるじゃないか!2行にならないのか?

枠の中で2行にできるってホントなの?今まで知らなかった

枠内での改行って、頻繁に使うので絶対に覚えておいてね

そもそもなぜ見積書は必要なのでしょうか

SECTION 08 販売個数を変更したのに、合計金額が変わってないぞ!

販売個数を変えると合計金額が変わるって、どういうことなんですか?よくわかりません

あなたが自動で計算してくれる計算式を消してしまったからなのよ

SECTION 09 なんだこの見積書は!####で数字が出ていないぞ

え~っ!画面では#マークなんて出てないけど?どうなってるの??

枠の幅から数字がはみ出しているのが原因です

SECTION 10 この見積書の全部の数字に¥マークがついているのはおかしいだろ

あっホントだ!数量にも¥マークが!これどうやって消すの?

最初から枠に¥マークが付くように設定されしまっているからよ

SECTION 11 小数点以下が入っていない見積書はありえないぞ!

小数点を入れたのに、表示されないのはなぜ?どうしてなのかわからない

枠の表示形式の設定で、小数点以下の桁数が「0」に設定されているのが原因です

SECTION 12 ¥マークの位置がバラバラな見積書なんてお客様に提出できないぞ

¥マークの位置が移動できるなんて、だれも教えてくれなかったです

¥マークの位置は、表示形式の種類によって異なるのが原因よ

SECTION 13 この見積書は%の値が大きすぎておかしくないか?

うわぁ~!%の数字が全部100倍になってる!

枠にパーセンテージの表示形式を設定したのが原因ですよ

SECTION 14 どうなってるのだ!1円以下を四捨五入した請求書になってない!

ホントだ!請求額に小数点以下が表示されている!これ修正できるの?

小数点以下が必要のない枠なのに小数点以下の桁の表示が設定されているからよ

SECTION 15 この見積書の小数点以下がバラバラだぞ

小数点以下の桁数が、設定できるなんて知らなかったよ

あなたが小数点以下の桁数をまったく設定していなかったからよ

SECTION 16 印刷された見積書に必要な項目が入ってないぞ!

あれ?新しく追加した項目が印刷されてない!どうやったら印刷できるの?

印刷プレビュー画面で確認をしなかった、あなたのミスですよ

SECTION 17 Excelの見積書を送るときは必ずパスワードを設定しろよ

Excelのファイルがロックできるなんて誰も教えてくれなかった!

簡単にデータの変更ができなようにするのは、ビジネスのマナーなのよ

SECTION 18 誰だ!見積書をExcelファイルのまま顧客に送ったのは!

なぜそのままのデータを送ってはいけいないかが分からないです!

顧客にはビジネスマナーとして、データファイルは送ってはいけないのよ

SECTION 19 見積書の日付を年号から西暦に変更してくれ

西暦と年号って切り替えられるんだ…知らなかった

もちろんすぐに西暦に変換できるわよ

請求書の本来の目的をもう一度確認しましょう

SECTION 20 この請求書には桁区切り記号が入ってないぞ

なぜ金額に桁区切りが必要なの?

数字をカンマで区切ることで、ひと目で金額がわかるようになるのよ

SECTION 21 この請求書には¥マークが抜けているぞ

¥マークを入れるのはルールなの?

¥マークを付けるのは、ビジネスのマナーなのよ

SECTION 22 こら!請求書に社外秘の数値を一緒に印刷してどうするんだ!

利益額はどうやったら印刷されないように出来るの

あなたが印刷の範囲を設定しなかったのが原因なのよ

SECTION 23 この請求書にマイナス表示がないのはおかしいぞ

そもそも請求書にマイナス金額を入れるのはどうしてなの?

会計関連の書類には、マイナス表示を入れるのがルールなの

SECTION 24 なんだこの請求書は!数字の表示がバラバラだぞ!全部の数値を半角に統一しろ!

キーボードで入力しただけなのに、なぜ全角と半角になるのかが分からない

枠の表示形式が文字列に設定されていたからです

SECTION 25 なんで請求書にエラー表示が出ているんだ?原因を調べろ!

エラーってどんなことなのかが分からないのに、その原因なんてなおさら意味不明

大丈夫!Excelがエラーを見つけてくれるよ

SECTION 26 なんだこの請求書は!表の枠線と文字がくっ付いていて読みにくいぞ

枠の中にそのまま入力しただけなのに…

大丈夫!あとから項目の頭に空白を入れることで見やすくできるよ

SECTION 27 この請求書は、表の行の高さがまちまちでおかしいぞ!

枠の高さが変えられるなんて知らなかった!

表を見やすくするための方法としては最初にやっておくべきね

練習問題

Chapter 2 同僚に笑われるにはワケがある

会社独自ルールは周りにいる先輩に聞きましょう

SECTION 28 このシフト表は土日に色がついていないのでわかりにくいね

いちいち週ごとに色を変更するのは面倒くさいなぁ~!仕事増やさないでくださいよ

日曜日の色を変更しておくとわかりやすくなるわよ

SECTION 29 なんでタイトル行を固定しないんだ?スクロールしたら項目がわからないじゃないか

え?タイト行って、固定できるんですか?

タイトル行を固定すると、スクロールしても項目を確認できて便利なのよ

SECTION 30 この表のここを縦書きしないとおかしいよね

縦書きなんて言う高度な技を私は知りませ~ん!教えてください

これもよくあることだから覚えておくといいよ!

SECTION 31 このリストの空白行は消しておかないといけないよ

大量の空白行を一個一個削除していくんですか?時間がないです

空白行があると表が見にくいので消しておくのがマナーよ

SECTION 32 この名簿は五十音順に並べ替えてから提出して

うわぁ~!簡単にできる方法があったら教えてください

大丈夫!かんたんに並べ替えができる方法があるわよ

SECTION 33 製品名に色を付けないとひと目でわかりにくいと思うよ

文字に色を付けられるなんて教えてもらってないです

目立たせたい文字に色を付ける方法はとても効果的よ

SECTION 34 この商品リスト変だよ!漢字の商品名が下に固まっているよ

教えてもらった通りにデータを並べ替えただけなんですけど

ふりがなによる並べ替えが無効になっているからよ

SECTION 35 このリスト、2ページ目が空白で印刷されるよ

えっ?画面ではそんなことになってないんですけど

空白の枠にスペースが入力されているからよ

SECTION 36 お客様に出す見積書は用紙の真ん中に印刷した方がいいよ

これ5回目の印刷ですけど、何度やってもセンターに印刷されないんですよ

印刷の設定を変更するだけで、どんな小さな表も中央に印刷できるよ

SECTION 37 表が縦に印刷されてはみ出してしまっているよ

横長の表って自動で横向きに印刷されるものだと思ってました

印刷の方向は、自動ではへんこうできないよ!

練習問題

Chapter 3 お客様に怒られるにはワケがある

お客様の要望に応えるのは仕事の常識なのです

SECTION 38 この見積書の値引き表示が赤になってないのでわかりにくい!

そもそも値引き額を赤で表示する意味って何?

お客様にひと目で値引き金額が分かってもらうように赤で表示するのよ

SECTION 39 合計金額が合ってないぞ?

普通に入力しただけなのに計算が合わない理由がわからない

入力した数字が数値として認識されていないからよ

SECTION 40 この見積書の日付はいったいいつなんですか?

あちゃぁ~!2014年が抜けているのはどうして?

年数のない表示形式が設定されているからよ

SECTION 41 請求書の日付は、年号にしてもらわないと困ります!

他のお客様はこんなこと言わなかったけどなぁ~

細かなルールは、お客様のルールに合わせるのが常識よ!

SECTION 42 この見積書はドルで表示してほしいとお願いしたはずですが?

¥マークでさえ入れる苦労したのに、ドルマークはどうやって入れるの?

大丈夫!簡単にドルマークを入れられるわよ

SECTION 43 漢字を交えた金額表示の請求書が欲しい

分かりました!と言ってはみたけど、1個1個手直しするのは面倒くさいなぁ

大丈夫!表示形式を設定すれば簡単!

SECTION 44 この請求書は左の余白が狭いのでファイルに綴じられないです

印刷の位置を綴じやすいように変更するなんてできるの?

できるわよ!数値を入れて自由に余白を調節できるわよ!

SECTION 45 提案書の文字の大きさがバラバラで読みにくいです!

なぜ文字の大きさがまちまちなのか?原因がまったく分かりません

枠ごとにバラバラの文字サイズが設定されているからよ

SECTION 46 この見積書の項目名は全部枠の中に入るようにしてほしい

文字数が多いものに合わせると全体の表が横に広がりすぎるのは変だよね

文字数と枠の長さが合わないために、文字があふれてしまったのよ

SECTION 47 報告書の文章の位置がバラバラで読みにくいです!

枠によって文字の位置が上下左右にズレているのはどうしてなのかわからない!

枠内の文字位置の設定がバラバラなのが原因ですよ

SECTION 48 大きな表を1ページ内に収めて印刷してほしい

えっ?データ量が多いこの表を1ページに収めるなんてできっこないです

大丈夫!簡単に1枚にまとめて印刷することができるよ

SECTION 49 この見積書は桁数が多すぎて読みにくいので千円単位にしてほしい

今から単位を変更するのって、最初から作り直さなくてはならないのかなぁ

大丈夫!簡単な設定で一括変更できるわよ

SECTION 50 印刷したページにはページ数がわかるようにページ番号を入れてください

表の中にページ番号入れることはできそうもないなぁ~。困った

ページの下にページ数を入れる設定をするだけなのよ

練習問題

Chapter 4 私がいつも使ってる『エクセル時短術』を教えてアゲル!

TECHNIC 01 月別の合計値を出すのにいつまでかかってるの?

計算式のコピー

TECHNIC 02 同じデータコピーにいつまでかかってるの?

オートフィル応用1

TECHNIC 03 え!?連番を手入力してるの?

オートフィル応用2

TECHNIC 04 頻繁に使う機能はまとめて登録しておくと便利よ!

クイックアクセスツールバー

TECHNIC 05 住所録を作るのに時間かかりすぎ!

郵便番号辞書

TECHNIC 06 枠の数値の表示や大きさなどが全部バラバラよ

書式のコピー/貼り付け

TECHNIC 07 枠の幅の調節は、もっとすばやくできる方法があるのよ

列幅の調節

TECHNIC 08 表の罫線を簡単に引く方法を覚えておくといいわよ

罫線の設定

TECHNIC 09 行列番号も印刷しておくと後々便利なのよ

行番号や列番号の印刷

TECHNIC 10 データの途中でかんたんに行が追加できるのよ

空白行の追加

TECHNIC 11 複数の枠を結合してから入力する方法はとても便利よ

セルの結合

TECHNIC 12 今日の日付を常に表示させたい

TODAY関数

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