はじめてのAccess 2016

概 要

Accessは、さまざまなデータを管理するデータベースソフトです。しかし、ただデータを入力するだけでなく「連絡先を宛名ラベルやはがきに印刷する」「商品の在庫を集計する」「顧客ごとの売上を集計する」などの便利な機能も満載しています。本書は、Excelに限界を感じ、Accessを使ってみようという方のための入門書です。Accessを起動するところからユーザー目線で、徹底的にわかりやすく基礎知識と手順を詳細に解説しています。

著者 小笠原種高、大澤文孝
価格 本体1700円(税別)
ISBN 978-4-7980-4511-5
発売日 2016/2/26
判型 B5変
ページ数 304
CD/DVD
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目次

第1章 Accessとは

1 Accessってどんなソフト? 何ができるんだろう(Accessでできること)

Microsoft Accessとは

Accessでは、入力フォームや出力のレポートも作る

データベースとは

Accessは意外と簡単

入力例

出力例

2 データを扱うならExcelでも同じじゃないの?(AccessとExcelの違い)

Excelとの大きな違い

入力はシートに直接ではなく、フォームで行う

元データをいじらずにアウトプット

手軽なのはExcel

3 Accessの基本機能と流れ(Accessの基本とシステムを作るまでの流れ)

Access の基本機能

テーブルとは

フォームとは

レポートとは

クエリとは

マクロとは

Accessでシステムを作る流れ

何をシステム化したいか考える

業務のフローを確認する

フローをAccessのシステムに落とし込んでいく

4 Access 2016の画面構成(Accessの操作の基本)

画面各部の名称と機能

ナビゲーションウィンドウ

プロパティシート

フィールドのプロパティ

第2章 データを入力しよう

5 Accessでデータを入力するには(入力項目を整理する)

データ入力の決まり事

テーブルの入力欄「フィールド」

フィールドの定義

自分のデータを整理しよう

データに不備がないか確認しよう

データシートビュー

Accessの保存

6 データベースを作ってみよう(空のデスクトップデータベースを作成する)

データベースを作成する

Access 2016を終了するには

7 保存しておいたデータベースを開くには(データベースファイルを開き、セキュリティの警告をオフにする)

データベースを開く

8 テーブルを作ってみよう(テーブルの作成とフィールドの定義)

テーブルとフィールドの定義

テーブルを作成する

9 表形式でデータを入力するには(データシートビューを使ったデータ入力)

データを入力する

10 小数の値を入力できないときは(フィールドの型を変更する)

フィールドの型を変更する

11 データを削除したりコピーしたりするには(レコードの削除とコピー)

レコードを削除する

レコードをコピーするには

12 幅や高さ、並び順を変更するには(フィールドの幅や表示順序の変更)

幅や高さを変更する

フィールドの並びを変更する

13 入力できるデータの種類や長さを変更するには(フィールドのデータ型の変更)

データ型を変更する

文字の長さを設定する

裏技 [フィールド]タブでフィールド定義をする

14 \マークを付けたり、小数の表示桁数を変更したりするには(表示形式の変更)

数字の前に「\マーク」を付ける

小数点位置を調整する

15 住所や電話番号などをまとめて定義するには(クイックスタートからフィールドを登録する)

住所のフィールドを追加する

電話のフィールドを追加する

裏技 テーブルをテンプレートから追加する

第3章 さまざまな方法でデータを入力しよう

16 並び替えと計算とは(昇順/降順)

データの順序を変える

データを絞り込む

集計する

17 レコードを並べ替えるには(フィールドの並べ替え)

特定のフィールドで並べ替える

並べ替えを解除するには

18 レコードを絞り込むには(フィルターの適用)

特定の値だけに絞り込む

特定の範囲内のものだけに絞り込む

19 複雑な条件でレコードを絞り込むには(フォームフィルター)

フォームフィルターを開く

20 合計や平均、データの数などを計算するには(集計行で集計する)

集計行を使う

集計するものを定義する

21 時給と労働時間をかけ算して給与を求めるには(集計フィールドを使った計算)

フィールド同士をかけ算した結果を付け加える

22 「氏」と「名」を合わせて「氏名」のフィールドを作るには(集計フィールドを使った文字の結合)

フィールドを結合する

23 Excelからデータを取り込むには(Excelファイルのインポート)

取り込むExcelファイルの構造

Excel からインポートする

24 テーブルをコピーしたり、他のデータベースを流用したりするには(テーブルの複製と他のデータベースのインポート)

テーブルをコピーする

テーブルをインポートする

●練習問題

●解答

第4章 テーブルを設計しよう

25 テーブル設計とは(テーブル/フィールド)

データの定義

デザインビューを使ったデータの定義

定義すべき必須事項は5つ

データ型

主キー

値要求(入力必須項目の指定)

インデックス

その他設定する項目

テーブル設計する

26 詳細にテーブルを設計するには(デザインビューを使ったテーブル設計)

このセクションで作るテーブルの例(住所録テーブル)

デザインビューでテーブルを新規作成する

27 日付書式を変更するには(書式プロパティで表示形式を変更する)

「○年○月○日」と表示する

和暦で表示する

28 データを追加するときにあらかじめ決まった値を設定するには(既定値を設定する)

既定値を設定する

式を設定する

29 選択肢から選んでデータ入力するには(ルックアップを設定してコンボボックスで選べるようにする)

コンボボックスで選べるようにする

30 他のテーブルを参照してデータを入力するには①?テーブルを作る(選択肢が入力されたテーブルの作成)

都道府県テーブルを作る

31 他のテーブルを参照してデータを入力するには②?テーブルを参照する(値集合ソースをテーブルに設定する)

都道府県データの入力

別のテーブルのデータを引っ張ってこられるようにする

32 他のテーブルを参照してデータを入力するには③?データを並べ替える(クエリビルダーで並べ替えを設定したクエリを設定する)

順序を指定したクエリを構成する

33 入力できる値を制限するには(定型入力の設定)

定型入力を設定する

34 入力が正しくないときにエラーメッセージを表示するには(入力規則を設定する)

入力規則を設定する

35 ふりがなを自動的に振るには(ふりがなウィザードを使ってふりがなを自動設定する)

ふりがなが自動入力されるようにする

36 郵便番号を入力したときに住所を自動入力するには(住所入力支援ウィザードで郵便番号から住所を自動入力する)

住所が自動入力されるようにする

37 文字色やフォントサイズなどを指定できる入力欄を作るには(リッチテキストコントロールを使って装飾する)

文字装飾できるフィールドを追加する

38 画像や添付ファイルを付けられるようにするには(添付ファイル型でファイルを添付する)

添付ファイルを付けられるようにする

添付ファイルを付ける

添付ファイルを取り出す

●練習問題

●解答

第5章 データ入力フォームを作ろう

39 フォームとは(フォームの機能と種類)

フォームとテーブルの関係

フォームの種類とは

フォームを作る方法

[コントロール]ボタン

プロパティシート

フォームを作るときのポイント

フォームは複数のテーブルに書き込める

40 テーブルから単純なフォームを作るには

(単票形式フォームと表形式フォームの作成)

単票形式のフォームを作成する

表形式のフォームを作成する

41 フォームを使ってデータ入力するには(フォームを使ったデータ入力)

単票形式フォームでデータ入力する

レコードを前後に移動する

レコードを削除する

裏技 表形式の場合のデータ入力

42 ラベル名や列幅などのデザインを変更するには(フォームをレイアウトビューで修正する)

ラベル名を変更する

列幅を変更する

43 テキストボックスのラベルやコントロールの配置を変更するには(レイアウトビューでコントロールの位置を変更する)

レイアウトが解除されていないときにサイズを変更する

レイアウトが解除されていないときにコントロールを移動する

自由に移動できるようにする

レイアウトを解除したときの動き

44 コントロールの挙動や見栄えを変更するには(コントロールのプロパティを変更する)

プロパティシートの表示/非表示を切り替える

コントロールのフォントサイズを変更する

コントロールを読み取り専用にする

フォーム全体の挙動を変更する

45 計算結果を表示するテキストボックスを作るには(テキストウィザードを使ってテキストボックスを配置する)

フォームにテキストボックスを追加する

計算式を設定する

46 オプションボタンでデータ入力できるようにするには(オプションボタンを使って、選択肢からひとつを選べるようにする)

オプショングループを追加する

47 ボタンを配置して操作をしやすくするには(コマンドボタンを配置する)

コマンドボタンを設置する

48 後からフィールドを追加するには(フィールドリストからフィールドを追加する)

テーブルにフィールドを追加する

フォームにフィールドを追加する

49 検索機能を付けるには(コントロールウィザードを使って検索機能を付ける)

検索できるコンボボックスを配置する

裏技 順序を変更する

50 ウィザードを使って一部のフィールドだけを含むフォームを作るには(フォームウィザードを使ったフォームを作成する)

フォームウィザードでフォームを作成する

●Q&A

●練習問題

●解答

第6章 レポートを作って印刷しよう

51 レポートとは(レポートの機能と種類)

レポートの概要

レポートの種類

レポートを作る方法

色や罫線などの装飾やグラフ、会社のロゴを入れる

プロパティシート

レポートを作るときのポイント

レポートは複数のテーブルから引き出せる

52 データをひとつずつ表示するレポートを作るには(レポートウィザードを使ってレポートを作る)

単票形式のレポートを作成する

枠線を引く

53 作ったレポートのレイアウトを整えるには(レポートをレイアウトビューやデザインビューで編集する)

レイアウトビューで整える

デザインビューで整える

54 表形式のレポートを作るには(レポートウィザードで表形式のレポートを作る)

表形式のレポートを作成する

列幅を自動調節する

55 帳票形式のレポートを作るには(レポートウィザードで帳票形式のレポートを作る)

帳票形式のレポートを作成する

コントロールを移動する

56 レポートのデザインや色を変更するには(レポートにテーマを設定したり、プロパティを設定したりしてデザインを変更する)

テーマを切り替える

行の色を変更する

57 はがきに印刷するには(はがきウィザードで、はがきサイズのレポートを作る)

はがきのレポートを作る

58 宛名ラベルを作るには(宛名ラベルウィザードを使って宛名ラベルを作る)

宛名ラベルのレポートを作る

裏技 自由なサイズのラベルを作るには

59 用紙サイズや余白などの印刷設定を変更するには(印刷プレビューで用紙設定を変更する)

用紙の向きを変更する

用紙サイズや余白を変更する

60 レポートを印刷したりPDFファイルとして書き出したりするには(印刷したり、PDFにエクスポートしたりする)

レポートを印刷する

PDFとして保存する

61 データの値ごとにグループ化したり並べ替えたりするには(レポートのグループ化と並べ替え)

グループ化する

並べ替える

62 条件に合致するものだけに絞り込むには(レポートにフィルター条件を適用する)

特定の値のレコードだけに絞り込む

複合条件で絞り込む

●Q&A

●練習問題

●解答

第7章 複数のテーブルでデータを管理してみよう

63 複数のテーブルの組み合わせでできること(テーブルの組み合わせとグループ化)

売上と顧客のデータを組み合わせる

IDで結びつけて多対1の関係にする

グループ化できる

ひとつにまとめない理由とは

64 テーブル同士の関係を定義するには(テーブル間にリレーションシップを設定する)

組み合わせる2つのテーブルを作る

リレーションシップを定義する

65 親子関係があるテーブルにデータを入力するには(サブデータシートで子のテーブルに入力する)

サブデータシートで編集する

サブデータシートの表示をやめる

66 親子関係があるフォームを作るには(フォームウィザードを使って子を参照するサブフォームを作成する)

親から子を参照するフォームを作成する

サブフォームを編集する

67 子から親を参照するフォームを作るには(フォームウィザードを使って親を参照するサブフォームを作成する)

子から親を参照するフォームを作る

子から親を参照する

裏技 顧客の情報を書き換えられないようにする

68 親テーブルの値を選択肢から選べるようにするには(コンボボックスで親のフィールドを参照する)

コンボボックスで親テーブルのフィールドを選べるようにする

69 親子関係があるレポートを作るには(レポートウィザードを使って親子関係があるレポートを作成する)

親子関係があるレポートを作成する

裏技 レポートの種類

70 チェックボックスを使って複数値を選択できるようにするには(ルックアップウィザードで複数の値を選べるフィールドを作る)

複数値を選べるようにする

●Q&A

●練習問題

●解答

第8章 クエリで集計と抽出をしてみよう

71 クエリとは(クエリの機能と種類)

クエリとは

選択クエリ

選択クエリをテーブルとレポートの間に挟む

更新クエリ、削除クエリ、追加クエリ

選択クエリを設定するには

デザインビューとSQLビュー

72 必要な項目だけを取り出すには(選択クエリウィザードを使って選択クエリを作成する)

選択クエリを作る

73 デザインビューを使ってクエリを作るには(デザインビューでクエリを修正する)

デザインビューでクエリを作る

並べ替える

74 数値条件で抽出するには(数値の大小を指定する抽出条件を指定する)

特定範囲のIDのレコードだけを抽出する

75 文字条件で抽出するには(文字を比較する抽出条件を指定する)

完全に合致するレコードを検索する

部分的に合致する条件で検索する

裏技 文字の検索

76 日付条件で抽出したり年月日に分離したりするには(日付を比較する抽出条件を指定する)

大小比較して抽出する

特定の誕生月の人だけを抽出する

77 データを計算するには(計算式フィールドを設定する)

計算式のフィールドを追加する

「書式」を設定する

78 文字をつなげたり分解したりするには(文字を結合したり分割したりする計算式フィールドを設定する)

文字を連結する

空白で「姓」「名」を分割する

79 カタカナとひらがな、全角と半角文字を相互変換するには(StrConv関数を使って変換する)

ひらがなに変換する

半角文字に変換する

裏技 全角から半角に変換するには

80 合計や平均を求めるには① 品物名ごとの集計を求める(グループ化と集計)

ウィザードを使わずに集計クエリを作る

81 合計や平均を求めるには② 月ごとの売上を集計する(選択クエリウィザードで集計する)

ウィザードを使って集計クエリを作る

日付の書式を変更する

82 集計する際に条件に合致するものだけに絞り込むには(Wher条件と抽出条件で絞り込む)

グループ化する前に絞り込む

集計した後に絞り込む

83 複数のテーブルをまたいで抽出するには(テーブルの結合)

複数のテーブルにまたがるフィールドを取り出す

結合方法を変更する

84 入れ子でクエリを使うには(副問い合わせ/SQLサブクエリを使って集計する)

このセクションでの操作

総額を求めるには

売上比率を求めるクエリを作る

85 クエリの結果をフォームやレポートで使うには(テーブルとフォームやレポートの間にクエリを挟む)

クエリからフォームを作る

クエリからレポートを作る

裏技 ウィザードでクエリを選ぶ

86 重複したレコードを探すには(重複クエリを使って、同じレコードを見つける)

重複クエリで重複チェックする

87 縦横に項目を並べてクロス集計するには(クロス集計ウィザードで集計する)

クロス集計クエリを作る

IDではなく名称を表示するようにする

88 2つのテーブル間で異なるデータを抽出するには(不一致クエリで正しくないレコードを見つける)

不一致クエリを作る

89 レコードをまとめて更新するには(更新クエリを使って条件に合うレコードすべてを更新する)

金額を一括して1.08倍にする

90 レコードをまとめて削除するには(削除クエリを使って条件に合うレコードすべてを削除する)

2010年1月1日から12月31日までの売上データを削除する

91 新しいレコードを追加したり別のテーブルにコピーしたりするには(テーブルの構造コピーと追加クエリ)

コピー先のテーブルを作る

追加クエリを作成する

●Q&A

●練習問題

●解答

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