伝わる資料作成のためのExcel

概 要

せっかくExcelを使って表やグラフの入った資料を作ったのに「見づらい」といわれてしまった。自分で直そうにもどこを直せばいいのかわからない……とお悩みではありませんか? 本書は、あなたの作ったExcelの資料が「分りづらい」「見づらい」と言われてしまう理由と改善方法をわかりやすく解説します。セルにとらわれない文字配置、大量のデータを効率的に管理する方法、罫線や図形描画で表にメリハリをつける方法などがわかります!

著者 柳井美紀
価格 本体1380円(税別)
ISBN 978-4-7980-4727-0
発売日 2016/8/31
判型 B5変
ページ数 136
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目次

第1章■ なぜあなたの資料は「分かりづらい」と言われてしまうのか

1-1● あなたは作成する資料で「何を」伝えるのか、意識していますか?

1 ビジネス資料は、相手に伝わって100%

2 過去のファイルをちょっと編集して「出来上がり」では伝わらない

1-2● 「誰に」「何を」伝えたいのか意識しよう

1 この資料は「誰が読む」のか、イメージしよう

2 次は「何を伝えたい」か?を整理しよう

3 資料が伝わったら、どのような結果になるかイメージしてみよう

1-3● 資料を作るための「素材」をおろそかにしないこと

1 素材集めはしっかりと

2 コピペで素材集めをする時の注意

3 素材を集めたらきちんと編集しよう

1-4● まとめ:「伝わる資料」とは、つまり何でしょう?

1 伝わる資料とは、「作成前のイメージがはっきりできている資料」

2 伝わる資料とは、「分かりやすく正確な資料」

3 伝わる資料とは、「目的に合ったデザインの資料」

1-5● 「伝わる資料」を作成したいあなたが、頭に入れておくべき5つのポイント

1-6● 「伝わる資料」を作成するためのワークフロー6ステップ

第2章■ 実例で見る「伝わらないExcel資料」改善ポイント

2-1● 表見出し編: 表の項目ひとつでこんなに変わる!

実例1 【表見出しの縦横を使い分ける】何を比べたいの?

実例2 【似たような項目名を整理する】同じ項目名が多すぎて、まぎらわしい!

実例3 【項目名と内容を色分けする】表の中の文字が見えない

2-2● セル編: 内容に応じてセルの見せ方や設定を変えよう

実例4 【文章と数値のセルを分けて整理する】文字だけで説明ようとしていない?

実例5 【大きな桁数を丸めて見やすくする】パッと見、いくらだか分からない

実例6 【注目させたい値を図形で強調する】重要な数字は、どれ?

2-3● 数式編: 誰が見ても分かる数式を使おう

実例7 【四則演算と関数を使い分ける】平均が正しく表示されないのはなぜ?

実例8 【変数を活用して入力個所を少なくする】毎日のレートを手入力で変えるのが大変

実例9A【IF関数で正しく条件判断する】目視での判断は、間違いのもと

実例9B【関数を利用して、手入力を減らす】複雑な表ほど、自動化しよう

2-4● データ編: 余計な情報をカットして、表をスッキリさせよう

実例10【箇条書きですっきり伝える】長々とした文章と表は、相性が悪い

実例11【伝えたい部分だけを表示して見せる】データの追加で表が巨大化!

2-5● グラフ編: 伝えたいことに合ったグラフを作っている?

実例12【グラフの種類を正しく選ぶ】全体の比率を伝えるグラフにするには

実例13【系列や要素を内容に合わせて設定する】数値の桁に差があるものを比べたい

実例14【印刷結果まで考えたグラフを作る】印刷で見やすいグラフにする

実例15【視覚効果で値を強調する】プレゼンテーションでグラフを目立たせるには

2-6● データベース編: 大量のデータを並べるだけでは伝わらない

実例16【テーブルでデータベースを効率的に使う】大量のデータを活用しよう

実例17【関数でデータベースの値を集計する】複雑な条件で集計をするのが面倒

実例18【条件によって表示を変える】条件に合ったデータだけを強調して伝えたい!

2-7● 図形描画編: 自由なレイアウトで説得力向上!

実例19【セルにとらわれず文字を配置する】自由なところに文字を入れたい!

実例20【プレゼンを意識した表の編集】表をプレゼンテーション資料に使いたい!

第3章■ Word&PowerPointでもExcelを活用して「もっと伝わる」資料にする

3-1● アプリの連携: WordとPowerPointも活用してもっと伝わる資料にしよう

3-2● 連携方法のまとめ: Excelの表/グラフをWordやPowerPointに入れる時に考えたいこと

3-3● Word/Excel連携編: Wordの文書にExcelの表やグラフを入れて説得力を増そう

実例1 【Excelの書式で貼り付け】Excelの表の見栄えで、そのままWordで使う

実例2 【Excelのオブジェクトとして貼り付け】表の数式を後から直したい

実例3 【リンク機能を活用する】更新の多い表の管理を簡単にするには

実例4 【ExcelのデータをWord文書になじませる】貼り付けたExcel表の部分だけ見栄えが違う

実例5 【貼り付け後の目的を考える】 画面で見ると問題無いのに、印刷すると見づらい

3-4● PowerPoint/Excel連携編: Excelの表やグラフをPowerPointのプレゼン資料で効果的に見せよう

実例1 【書式を意識した貼り付け】表にメリハリがなく、数字が見づらい

実例2 【Excelの表とPowerPointテンプレートのバランス】スライドと表のデザインや色が合わない

実例3 【表を分割して内容を見せる】表が大きすぎて、数字が見えない

実例4 【フィルターで臨機応変なスライドに】スライド内の表から特定のデータを抽出したい

実例5 【貼り付け先テーマとグラフツールの活用】グラフをスライドのデザインに合わせる

第4章■ 資料改善のためのExcel/Word/PowerPointテクニック

4-1● 行と列: 行と列の表示方法を変えて表の項目をわかりやすくする104

テクニック1 表の行と列を一瞬で入れ替えるには

テクニック2 一時的に列や行を見えないようにするには

4-2● セルの書式: セルの見栄えや、入力するデータの表示方法を内容に合わせて設定する

テクニック3 セル内で文字の先頭の位置を変えるには

テクニック4 セルに入力する文字の形や大きさ、色を変更するには

テクニック5 セルの高さや幅を変えるには

テクニック6 セルに長い文章を入れるテクニック

テクニック7 千単位に数字を丸めるには

4-3● 罫線と図形描画: 罫線や図形描画で表を見やすく、メリハリをつける

テクニック8 セルの周囲に罫線を引くには

テクニック9 図形描画を活用する

4-4● 数式と関数: 数式や関数を使って、データの正確性を上げる

テクニック10 数式の入力方法の基本

テクニック11 「絶対参照」で特定のセルを参照させる

テクニック12 セルに条件を設定して、自動で処理する

4-5● グラフ: グラフ編集のポイントを押さえておく

テクニック13 グラフ作成の基本

テクニック14 グラフの編集の際は選択範囲に気をつける

テクニック15 棒グラフと折れ線グラフを組み合わせる

4-6● データベース: 大量のデータを効率的に管理しよう!

テクニック16 表をテーブルに変換する

テクニック17 テーブルを使って数式をすっきりさせる

テクニック18 条件によって書式を変更するには

4-7● ソフト間の連携: ExcelとWord/PowerPointのデータを連携させる

テクニック19 Excelの表やグラフをWord/PowerPointに貼り付ける

テクニック20 貼り付け方選択のポイント

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