すごい! 関数 ~作業効率を劇的に変えるExcelの使いかた~

概 要

Excel関数はお手軽でありながら、状況に応じて使い分けることでデスクワークの効率・精度を飛躍的に高めてくれます。本書は、仕事を仕組化・再現化することを目的としてExcel関数の効果的な使い方を解説します。関数を効果的に使うための考え方と知識、定番中の定番であるVLOOKUPとIF関数を徹底的に使いこなす方法、関数・ピボット・マクロの連携を極める方法を紹介。これまで以上に仕事を効率化するExcel関数のコツがわかります!

著者 森田貢士
価格 本体1600円(税別)
ISBN 978-4-7980-4768-3
発売日 2016/9/27
判型 A5
ページ数 268
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目次

第1章 Excel関数の「真の力」は、まだまだそんなものじゃない!

1-1 関数はもっともっと「使える」はず!

せいぜい10種類くらい、それすらも使いこなせてない?

あなたが「もっともっと使える」ようになるために

1-2 本気の関数ならここまでできる!

まずは自分の関数スキルの現在地点を把握すること

サンプル1:VLOOKUP関数を列方向にもコピペする

関数の使い方1つで解決できる

サンプル2:LEFT関数でカテゴリ名を抽出する

サンプル3:IF関数を45までネストしてみる

1-3 VLOOKUP関数とIF関数の使い込み具合で、あなたの関数レベルがわかる

関数が必要になる作業は「転記」と「条件分岐」

VLOOKUP関数を使い込めば込むほど「転記」レベルも上がる

IF関数を使い込めば使い込むほど「条件分岐」が自動化できる

1-4 関数の威力は「組み合わせ」で更に倍増する

関数は型通りに使えることの方が少ない

別の関数と組み合わせることで変動する要素に対応させる

「組み合わせ」は、関数だけでなくExcelの別機能にも有効

1-5 関数は、マクロ・ピボットと並ぶExcel「三種の神器」の1つにすぎない

本当に時短したいなら、関数だけ極めてもダメ!

1-6 マクロ・ピボットと比較してわかる関数の使いどころ

関数の使いどころは大別すると3つ

リアルタイムで計算結果がほしい場合

対象範囲が「セルの値」「条件付き書式」「入力規則」「名前の定義」に限られる場合

計算過程を見せたい場合

1-7 関数の弱点をマクロ・ピボットで補うという発想が大事

関数の苦手な作業を正確に把握する

まだ定型化されてない集計や分析ならピボットを使う

第2章 あなたの「関数レベル」を更に引き上げるための必須知識

2-1 最短距離で関数を記述するために、「ゴール」「ユーザー」をまず明確にする

関数は「ゴール」から逆算すること

想定ユーザーから関数の方向性を微修正する

2-2 「仕組化」するために「IPO」というフレームワークで

設計する

IPOとは

IPOをどう関数へ活用していくのか

2-3 関数をシンプルに記述するために、「テーブルの3類型」で予めデータを整理する

テーブルの3類型とは

マスタとは

トランザクションとは

サマリとは

「テーブルの3類型」をどう関数へ活用していくか

2-4 関数で扱うデータは事前に「定量化」「グループ分け」しておく

データは定量か定性の2分類しかない

集計・計算するためには、なるべくデータを定量化する

定性データはカテゴライズ・グルーピングしておく

2-5 複数の関数を組み合わせるときは、「段階的に」「検証しながら」記述する

関数の組み合わせを行う際の思考の順番

まずはメインの関数で計算結果を確認する

うまくいかない部分を、どの関数で補えるか調べて試す

2-6 関数の記述に悩んだら、「作業列」で数式を分解する

「作業列」のメリット・デメリット

「作業列」の使いどころ

2-7 関数が正しく動作するか、「数式の検証」機能で検証する

長い記述の関数は「数式の検証」機能で検証する

その他の検証方法

第3章 VLOOKUP関数をとことん極める!

3-1 あなたのVLOOKUP関数の使い方はまだまだ甘い!

VLOOKUP関数はもっともっと便利になる

VLOOKUP関数で絶対に押さえておくべき5つのポイント

3-2 「検索値」の書式を一致させて検索する

【VLOOKUP関数の「検索値」にした値が参照範囲の1番左の列内に確かにあるのに、なぜか検索できない場合の解決方法とは】<

検索できない理由は「表示形式」の違い

解決方法は?

「検索値」が文字列、「範囲」が数値の場合はVALUE関数と組み合わせる

「検索値」が数値、「範囲」が文字列の場合はTEXT関数と組み合わせる

3-3 文字の一部を利用して検索する

【作業列が使えない場合でも、あるセルの文字列の一部分をVLOOKUP関数の「検索値」に加工する方法とは】<

「検索値」は文字列操作関数と組み合わせることができる

文字列の一部分を左から抽出したい場合はLEFT関数と組み合わせる

3-4 2つ以上の条件で検索する

【VLOOKUP関数の「検索値」にした値が参照範囲の1番左の列内で重複している場合に、「検索値」にHITする上から2番目以降のデータを検索する方法とは】<

「検索値」が重複すると、1番上のデータしか検索できない

解決方法は?

3-5 データを追加しても参照範囲を自動的に調整する

【VLOOKUP関数の参照範囲となる表へデータを追加しても、本来は自動的に変わらない参照範囲を、データの増減に合わせて自動的にサイズ調整を行う方法とは】 <

本来、参照範囲となる表へのデータ追加は細心の注意が必要

共有しないファイルの「範囲」を自動拡張する場合は、テーブル機能と組み合わせる

共有前提のファイルの「範囲」を自動拡張する場合は、OFFSET関数と組み合わせる

3-6 条件に応じて参照範囲を切り替える

【VLOOKUP関数の参照範囲にしたい表が2つ以上ある場合に、条件に応じてその参照範囲を自動的に切り替える方法とは】<

条件に応じて参照したい表が複数ある場合、いかに自動化するか

条件に応じて複数の「範囲」を切り替えたいなら、INDIRECT関数と組み合わせる

3-7 関数をコピーした後に、自動的に「列番号」を調整する

【VLOOKUP関数の数式を列方向の他のセルへコピーすると、本来は自動的に変わらない「列番号」を自動的に調整する方法とは】<

コピペで使い回すには「列番号」がネック

セル参照でも活用すれば「列番号」を自動調整できる

見出しの一致で「列番号」を自動調整したい場合は、MATCH関数と組み合わせる

3-8 「検索値」が参照範囲の1番左以外の列でも検索する

【VLOOKUP関数の「検索値」にした値が、参照範囲の1番左以外の列にある場合に検索するための解決方法とは】<

「検索値」は絶対に参照範囲の1番左でなければならない

「検索値」から行・列方向にスライドして検索したい場合は、OFFSET関数を活用する

縦と横、それぞれ「検索値」があるならINDEX関数を活用する

第4章 IF関数をとことん極める!

4-1 あなたのIF関数の使い方はまだまだ甘い!

IF関数はもっともっと便利になる

IF関数で絶対に押さえておくべき3つのポイント

4-2 条件分岐を増やす

【複数のIF関数をネスト(入れ子)し、条件分岐を複数パターン作成する方法とは】<

なぜ、ネストが必要か?

複数のIF関数をネストさせる方法

4-3 1つの「論理式」を複数条件にする

【本来、1つの「論理式」は1つの条件でしか真偽を判定できないものを、他の関数と組み合わせて複数条件にする方法とは】<

普通は「論理式の数=条件の数」

IF関数の論理式を複数条件にしたい場合は、AND関数・OR関数と組み合わせる

4-4 他の関数のエラー表示を回避する

【特定の条件下で他の関数の計算結果がエラーになる場合に、IF関数でエラー表示を回避する方法とは】<

エラーの影響をIF関数で抑える

Excel2003以前のファイルのエラー表示を回避したい場合は、ISERROR関数と組み合わせる

エラーを未然に防ぐための工夫にもIF関数は使える

4-5 複数条件によって自動的に変更される文字列・コードをつくる

【複数のIF関数を1つの数式で並列につなぎ、各IF関数の返り値を1つの文字列(コード)にする方法とは】<

IF関数は [&]と組み合わせることで、「文字列操作関数」としても有効

すでにあるデータを元に、独自コードを作成する

定型の報告メールに、ワークシート上のデータを自動的に流用する

4-6 他の計算関数を条件付きにする

【●●IF関数がない他の関数とIF関数を組み合わせて、任意の条件を付けた上で計算する方法とは】<

より細かい分析には条件付き計算が必須

IF関数と計算する関数を「配列数式」として組み合わせる

「配列数式」の条件を2つ以上にする場合(AND条件)

「配列数式」の条件を2つ以上にする場合(OR条件)

第5章 関数の「組み合わせ」をとことん極める!

5-1 より高度な集計をする

【「比較演算子」「ワイルドカード」と組み合わせ、●●IF関数の検索条件を「~以上」「~を含む」などのより高度なものにする方法とは】<

普通の「検索条件」だけでは手間がかかる

「検索条件」に「比較演算子」を組み合わせることで、「~以上」「~以下」などが検索できる

「検索条件」に「ワイルドカード」を組み合わせることで「~を含む」「~から始まる」などが検索できる

5-2 転記・集計用の独自コードをつくる

【複数の関数を組み合わせ、既存のデータから転記・集計をする際の「キー」にする一意のコードを自由に加工する方法とは】<

転記・集計用のコードがなければつくればいい

IF関数とTEXT関数とCOUNTIF関数で独自コードをつくる

5-3 柔軟な文字列操作を行う

【複数の関数を組み合わせ、条件の異なる文字列操作を一括で処理する方法とは】<

文字列操作関数を効果的に使えない人は手入力が増える

郵便番号の抽出はシンプルなLEFT関数のみ

都道府県名の抽出はIF関数とMID関数を組み合わせる

市区名の抽出は、SUBSTITUTE関数とIF関数・LEFT関数・FIND関数を組み合わせる

市区名後住所の抽出はシンプルなSUBSTITUTE関数のみ

5-4 営業日を自動カウントする

【複数の関数を組み合わせ、自動的に営業日をカウント・割り振りを行う方法とは】<

日付の自動化は地味に重要

IF関数・OR関数・COUNTIF関数とNETWORKDAYS関数を組み合わせて営業日を自動カウントさせる

土日以外が定休日の場合は、NETWORKDAYS.INTL関数を活用する

5-5 より高度な「条件付き書式」を実現する

【関数と組み合わせることで、「条件付き書式」の規定のメニューにない条件でも「条件付き書式」機能が動作するよう設定する方法とは】<

もっと高度な条件の「条件付き書式」を設定したいなら、数式を設定する

MOD関数・ROW関数を組み合わせて偶数行に色付けする

OR関数・WEEKDAY関数・COUNTIF関数と組み合わせて土日祝に色付けする

5-6 より高度な「入力規則」を実現する

【関数と組み合わせることで、「入力規則」の規定のメニューにない条件でも「入力規則」機能が動作するよう設定する方法とは】<

もっと高度な条件の「入力規則」を設定したいなら、数式を設定する

「ユーザー設定」へCOUNTIF関数を入力して重複チェックをさせる

「リスト」へINDIRECT関数を入力して、ドロップダウンリストを階層化させる

5-7 より高度な「名前の定義」を実現する

【関数と組み合わせることで、定義しておいた「名前」の参照範囲を自動的にサイズ調整する方法とは】<

「名前の定義」の範囲も数式を記述することができる

OFFSET関数・COUNTA関数と組み合わせて、「名前」の参照範囲を自動的にサイズ調整する

第6章 関数とピボットとマクロの連携も本気で極める!

6-1 「関数+マクロ・ピボット」という使い方が理想形

更に上の領域へ

サンプル「勤怠管理表」の前提条件

サンプル「勤怠管理表」のシート構成と使用する機能

6-2 最初にすべきはブック内の設計

洗い出した情報は「IPO」を活用して分類する

「テーブルの3類型」でシートの役割を決める

6-3 「雛形」シートに関数をセットする

「雛形」シートに関数をセットする場所

社員番号・氏名・シフトの転記は、VLOOKUP関数とIF関数とMATCH関数を活用

勤務時間の計算はIF関数とTIME関数

6-4 マクロで「雛形」シートを自動複製させる

マクロで「雛形」シートを元に、日次シートを暦日分自動複製させる

6-5 複製した日次シートを集計するために「サマリ」シートに関数をセットする

「サマリ」シートに関数をセットする場所

日次シートの勤務時間の集計はINDIRECT関数

「サマリ」シートから日次シートへ遷移するために、HYPERLYNK関数とTEXT関数を使う

日次シートから「サマリ」シートへの遷移はマクロでも可能

6-6 勤怠状況や残業状況の分析は、マクロでデータを集約しピボットで分析する

マクロで日次シートの全データを「ローデータ」シートに集約する

一元化された「ローデータ」シートに対してピボットテーブルで分析する

6-7 翌月に使いまわす場合に備え、マクロで初期状態に戻せるようにしておく

次の作業を見据えた仕組みを設定しておく

マクロで日次シートを自動ですべて削除する

マクロで「月次シフト」シートの更新部分を削除する

マクロで「ローデータ」シートの見出し以外のデータを削除する

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